De e-mails aanpassen die je medewerkers ontvangen

Bij elke gebeurtenis in een boeking — een nieuwe afspraak, een wijziging of een annulering — kan niet alleen je klant, maar ook je medewerker een e-mail ontvangen. Deze medewerker-e-mails staan los van de e-mails naar de klant en pas je apart aan via de schakelaar Naar medewerker. Wil je weten hoe het volledige e-mailsysteem werkt? Lees dan eerst Het e-mailnotificatiesysteem uitgelegd.

1. Open de Notificaties
   Open in het menu links Instellingen1 en klik op de kaart Notificaties2.

   

2. Schakel over naar Naar medewerker
   Bovenaan staat een schakelaar met Naar klant1 en Naar medewerker2. Klik op Naar medewerker om de e-mails te zien die je medewerkers ontvangen in plaats van die voor de klant.

   

3. Kies de gebeurtenis en zet de e-mail aan of uit
   Links staat per gebeurtenis een sjabloon — bijvoorbeeld Goedgekeurd, Geannuleerd of Verzet. Met de schakelaar bij elk sjabloon zet je die e-mail naar de medewerker aan of uit. Staat hij uit, dan krijgt de medewerker bij die gebeurtenis geen e-mail.

   

4. Pas het onderwerp en de tekst aan
   Pas rechts het Onderwerp1 en de berichttekst aan. Met Tekst2 en HTML3 kies je of je platte tekst of opgemaakte tekst bewerkt. Zo bepaal je precies wat je medewerker in de e-mail leest.

   

5. Voeg automatische gegevens in
   Met de knoppen boven het bericht voeg je plaatsaanduidingen in. Klik bijvoorbeeld op Medewerker3 voor de naam van de medewerker, of op Afspraak1, Klant2, Dienst4, Locatie5 en Bedrijf6 voor de bijbehorende gegevens. Bij elke boeking vult het systeem deze met de echte waardes in.

   

6. Sla je wijzigingen op
   Klik tot slot op Opslaan om de aangepaste e-mail voor je medewerkers te bewaren.

   

De medewerker-e-mail is nu aangepast. Bij elke boeking die de gekozen gebeurtenis raakt, ontvangt je medewerker voortaan deze e-mail — tenzij je de schakelaar voor die gebeurtenis hebt uitgezet.