Werken met de Agenda

Via Boekingen → Agenda open je het kalenderoverzicht waarin je in één oogopslag ziet welke afspraken en evenementen er per dag, week of maand gepland staan. Vanuit de agenda voeg je nieuwe items toe, pas je de weergave aan en filter je de inhoud zodat je precies de planning ziet die je nodig hebt. Wil je de details van een bestaande afspraak aanpassen, dan doe je dat via het artikel Werken met Boekingen.

Op de afbeeldingen in dit artikel zijn telkens enkele kerninstellingen oranje gemarkeerd en genummerd; de overige in de tekst vetgedrukte instellingen vind je op dezelfde pagina of in hetzelfde venster.

De agenda-toolbar

Bovenaan de kalender vind je de bedien-elementen voor navigatie en weergave. Met Vandaag1 spring je direct terug naar de huidige dag, week of maand — handig na een lange scrollsessie door de planning. Met de pijl-knoppen naast Vandaag blader je één periode terug of vooruit; hoeveel dat is hangt af van de actieve weergave. Via het veld Weergave (Dag/Week/Maand)2 rechtsboven schakel je tussen een tijdbalk voor één dag, een kolom per dag voor de hele week, of een maandrooster. Rechtsboven staat ook + Toevoegen3, waarmee je een nieuwe afspraak, een nieuw evenement of een geblokkeerd tijdvak aanmaakt.

Het filterpaneel

Met het Filter1-icoon (het trechtertje) linksboven open je een uitklapbaar paneel naast de kalender. Bovenaan het paneel bepaal je met de schakelaars Afspraken (zichtbaar)2 en Evenementen (zichtbaar)3 welke categorieën globaal in de agenda verschijnen. Onder het kopje Filters staan vier keuzelijsten — Alle Diensten4, Alle events5, Alle medewerkers6 en Alle locaties7 — waarmee je de kalender beperkt tot de items die voor jou relevant zijn, bijvoorbeeld de planning van één specifieke medewerker.

Onder het kopje Status verfijn je de weergave verder: met het vinkje In afwachting van afspraken1 verschijnen ook nog-niet-bevestigde boekingen, en met Volledige evenementen2 blijven evenementen waarvan alle plaatsen bezet zijn zichtbaar. Onder het kopje Titel van de afspraak kies je welke informatie elk agenda-blokje toont: Dienstnaam3 staat standaard aan, maar je kunt ook Naam medewerker4 en Klantnaam5 aanzetten om meer context in één oogopslag te zien.

Een afspraak maken voor een klant

Klik rechtsboven op + Toevoegen en kies in het menu voor Afspraak, of klik direct op een dag in de kalender — bij een dag-klik staat die datum meteen al ingevuld. Het venster heeft bovenin drie keuze-knoppen (Afspraak, Evenement en Tijd blokkeren); op Afspraak vul je onder elkaar de Dienst1, de Medewerker2, de Datum3 en Tijd4 en de Locatie5 in, en bij Klanten6 kies je de klant voor wie de afspraak is (of je maakt met + Klant een nieuwe klant aan). Onder Meer opties verschijnen extra velden, zoals het vinkje voor de bevestigingsmail. Klik op Opslaan om de afspraak vast te leggen, of op Sluit om af te zien.

Een nieuw evenement aanmaken

Kies in hetzelfde pop-upvenster de knop Evenement om een nieuw evenement op de gekozen datum te plannen. Je vult een Naam1 in (die in de agenda en op de site verschijnt) en kiest een kleur voor het agenda-blokje. Daaronder stel je het datumbereik in: met Startdatum2 en Einddatum bepaal je op welke dag(en) het evenement valt, en met Starttijd3 en Eindtijd de begin- en eindtijd; met Voeg datum toe voeg je extra datums toe voor een evenement dat op meerdere dagen plaatsvindt. Verder kies je de Locatie4 (of een aangepast adres), de organisator en de medewerkers die het evenement begeleiden, en typ je een beschrijving. Onder Meer opties stel je nog de prijs en de totale capaciteit in. Klik op Opslaan om het evenement vast te leggen. Voor het uitgebreidere beheer van evenementen — deelnemers, terugkerende reeksen, een fotogalerij — gebruik je het artikel Werken met evenementen.

Een tijdvak blokkeren

Kies in hetzelfde pop-upvenster de knop Tijd blokkeren om een periode te reserveren waarop klanten geen afspraken kunnen boeken — bijvoorbeeld een vakantiedag of een interne training. Je vult een Naam1 in die in de agenda zichtbaar blijft, kiest met Startdatum2 en Einddatum3 het datumbereik, stelt de begin- en eindtijd in via Van4 en Tot5, en kiest via Medewerkers6 voor wie het blok geldt. Klik daarna op Opslaan om de blokkade te bevestigen, of op Sluit om af te zien.