Wat te doen: Outlook Calendar & Microsoft Teams Problemen

Worden bezette Outlook-afspraken toch als beschikbaar aangeboden, of wordt er bij een online afspraak geen Microsoft Teams-link aangemaakt? Controleer eerst welk van deze twee problemen speelt. Outlook-synchronisatie en het aanmaken van Teams-links gebruiken dezelfde Microsoft-koppeling, maar hebben niet dezelfde voorwaarden.

Outlook-afspraken blokkeren de beschikbaarheid niet

1. Controleer de status van de afspraak in Outlook

Open de afspraak in Outlook en controleer bij Weergeven als of de status op Bezet (Busy) staat. Alleen afspraken met deze status blokkeren de beschikbaarheid op je website. Een afspraak met de status Vrij (Free) wordt genegeerd. Controleer dit ook bij afspraken die de hele dag duren en bij herhalende afspraken.

2. Controleer de algemene Outlook-instelling

Open Instellingen → Outlook Agenda → Outlook Agenda en controleer of Verwijder bezette tijdvakken uit Outlook-agenda aanstaat. Zonder deze instelling worden bezette Outlook-afspraken niet uit de beschikbare tijden verwijderd. Je vindt deze instelling in Outlook-agenda koppelen aan je boekingssysteem, onderdeel 1.

3. Controleer de agenda's van de medewerker en herstel de koppeling

1. Open Instellingen → Medewerkers
   Open in het menu links Instellingen1 en klik op de kaart Medewerkers2.

   

2. Open de medewerker
   Klik op de betreffende medewerker en kies Medewerker bewerken.

   

3. Open Integraties
   Klik in de linker navigatie op het tabblad Integraties.

   

4. Controleer of herstel Outlook Agenda
   Controleer de kaart Outlook Agenda. Staat er Niet beschikbaar, activeer dan eerst de algemene Outlook-koppeling via Outlook-agenda koppelen aan je boekingssysteem, onderdeel 1 en ga daarna terug naar deze medewerker. Is de kaart actief, open hem dan. Een medewerker kan maximaal zes Outlook-accounts koppelen. Kies één agenda waarin nieuwe website-afspraken worden geplaatst en selecteer daarnaast de agenda's waarvan bezette momenten de beschikbaarheid moeten blokkeren. Staat de afspraak in een andere agenda, dan blijft het tijdstip boekbaar. Kloppen de keuzes, maar werkt de synchronisatie nog niet? Kies dan Account loskoppelen, leeg de websitecache via Hoe leeg ik de cache van mijn website?, verbind het Microsoft-account opnieuw en selecteer de agenda's opnieuw.

   

Maak daarna één testafspraak in Outlook, zet deze op Bezet en controleer of dat tijdstip niet meer boekbaar is. Bloomsite-onderdelen worden centraal bijgewerkt. Blijft de synchronisatie misgaan, neem dan contact op met support en vermeld de medewerker, de gekozen Outlook-agenda, het tijdstip van de testafspraak en of die afspraak op Bezet staat. Dan kunnen we ook controleren of er een synchronisatie-update nodig is.

Er wordt geen Microsoft Teams-link aangemaakt

1. Controleer het type Microsoft-account

Outlook-agendasynchronisatie werkt met zowel persoonlijke als zakelijke Microsoft-accounts. Microsoft Teams-vergaderlinks werken niet met een persoonlijk Microsoft-account. Daarom kan de agenda wel synchroniseren terwijl er geen Teams-link wordt aangemaakt.

Voor de Teams-koppeling heb je een Microsoft 365 Business-account of een Office 365 Education-account nodig. Gebruik je nu een persoonlijk Microsoft-account, koppel dan een geschikt zakelijk of onderwijsaccount.

2. Controleer de Teams-instellingen

Gebruik je een geschikt account? Controleer dan of Microsoft Teams algemeen aanstaat, of Teams bij de betreffende dienst is ingeschakeld en of de Teams-link in de klantnotificatie staat. Volg hiervoor Online afspraken via Microsoft Teams, vanaf onderdeel 1.

3. Maak een nieuwe testboeking

Maak na iedere wijziging een nieuwe testboeking voor een online dienst. Bestaande afspraken krijgen niet altijd achteraf een vergaderlink. Controleer bij de nieuwe afspraak of de Teams-link in de afspraak staat en of de klantnotificatie de link bevat.