Afspraak inplannen voor een klant en factuur aanmaken

Gewijzigd op Ma, 18 Nov om 2:47 PM

Let op: Om gebruik te maken van de onderstaande functionaliteit moet je een Bloomsite PRO abonnement hebben. Heb je deze nog niet? Upgrade dan naar Bloomsite PRO.

Het is mogelijk om aan de achterkant een afspraak in te plannen voor een klant. Maar wat wel belangrijk is om te weten, is dat er dan geen factuur/bestelling wordt aangemaakt.
Dit is dus puur voor de boeking in je agenda zelf. Wanneer een sessie gratis is, hoef je natuurlijk geen factuur te maken. Of wanneer je werkt met een boekhoudsysteem waar je facturen in genereert, dan kun je ook dit artikel volgen.

Wanneer je een sessie wilt inplannen en wilt dat er een factuur wordt aangemaakt, dan is het beter om dit artikel te volgen, daar kun je namelijk ook een betaallink genereren en het is net zoveel werk: Afspraak inplannen voor een klant

LET OP: Dit artikel legt dus uit hoe je een boeking doet aan de achterkant, maar als je werkt met facturen vanuit je website, dan moet je alsnog de bestelling (dus factuur) zelf aanmaken.
Volg dit artikel dus alleen in een van de volgende situaties: (volg anders dit artikel: Afspraak inplannen voor een klant)
- Ik werk niet met facturen vanuit de website en gebruik daar een ander systeem voor
- De dienst die ik ga boeken voor de klant is gratis en dus geen factuur nodig
- ik werk niet met declarabele facturen vanuit de website (doe je dit wel; kun je alleen op de voorkant een afspraak inplannen, anders staat de behandeldatum niet op je factuur!
- De klant betaald altijd op locatie en ik zal de stappen hieronder volgen om een factuur aan te maken die niet declarabel is

Volg onderstaande stappen nauwkeurig en zorg dat je bovenstaande gelezen hebt ;

Lees de tekst hierboven als je dit nog niet hebt gedaan ;-)
Onder 'Boekingen' > 'Beheren' > 'Afspraken' gaan we eerst de boeking in de agenda regelen.
*Als je met facturen werkt uit je website die niet declarabel zijn, gaan we dus straks ook nog de bestelling/factuur aanmaken
Klik dan rechtsboven op '+ Nieuwe afspraak' of op het '+' icoon rechtsonder.
Selecteer de klant bij ' Klant(en)'.
Wanneer het om een nieuwe klant gaat die nog nooit iets geboekt heeft, kun je onder de opties kiezen voor 'Maak nieuwe' en daar alle gegevens invullen.
* Nadat je het e-mailadres hebt ingevuld voor een nieuwe klant, moet je bij 'Wordpress gebruiker' > '+ maak nieuwe' selecteren!
Selecteer ten minste de ' Dienst' en 'Medewerker' zodat de tijdsloten geladen kunnen worden
Daarna kun je de datum en tijd selecteren.
* Welke tijden je ziet ligt eraan of jij hebt ingesteld bij de 'Rolinstellingen' dat je als Admin buiten de werktijden afspraken mag inplannen of alleen op tijdsloten die je in de agenda hebt ingesteld.
** Let op: je kunt hier ook in het verleden afspraken inplannen, dus kijk goed naar de datum
Houdt ' Informeer de klant(en)' aangevinkt zodat je klant ook een notificatie ontvangt over de afspraak.
Klik op ' Opslaan' om de afspraak te bevestigen naar de medewerker en klant.
De afspraak staat nu tussen je afspraken en deze zal pas op 'betaald' staan wanneer je dit zelf aangeeft.
Wanneer de afspraak is betaald op locatie, kun je de afspraak 'bewerken' en naar het kopje ' Betaling' gaan. Vervolgens klik je op 'Betalingsgegevens weergeven' om aanpassingen te doen.
Klik dan onderaan bij de ' Betalingsgegevens' op het bewerk icoontje. Vul in wat er betaald is, en pas de status aan. Klik dan op opslaan!Wanneer je dienst gratis was, of je niet met facturen vanuit je website werkt maar hier een ander systeem voor hebt, dan ben je nu klaar en kun je je administratie hiervoor zelf nog afronden!

Als je wel met facturen werkt vanuit je website maar deze niet declarabel hoeven te zijn (en er ook geen betaallink nodig is) kun je door met onderstaande stappen zodat je boekhouding klopt
Ga naar 'Sales' > 'Bestellingen'
Klik op 'Bestelling toevoegen'
Klik onder 'Klant:' op het potloot icoon en zoek de klant op basis van het e-mailadres die je zojuist als 'Wordpress gebruiker' hebt aangemaakt tijdens het inplannen van de afspraak
Vul de factuurgegevens in en selecteer bij 'Betaalmethode' > 'Betalen op locatie'
* Dit is de enige optie, je kunt nogmaals geen betaallink genereren
LET OP: Het is belangrijk om eerst even de ' Status' van de bestelling aan te passen.
Als deze op ' Wachtend op betaling' staat, moet je deze op 'In behandeling' zetten zodat de factuur niet automatisch geannuleerd wordt door het systeem.
('Wachtend op betaling' wordt door de website gebruikt wanneer een betaling is afgebroken. Daarom zal het systeem automatisch deze 'Annuleren' na ongeveer 2 uur zodat er niet allemaal afgebroken bestellingen in je systeem blijven staan)
Daarna klik je in het artikel veld (iets naar beneden) op ' Artikel(en) toevoegen'
Klik dan op 'Producten toevoegen'
Selecteer het product 'Afspraak' en klik op toevoegen (we gaan de prijs nog toevoegen)
Klik dan op het potlood icoontje om het bedrag te bewerken
Vul het bedrag in van de sessie (dit is zonder BTW, die ga je los toevoegen indien van toepassing)
Om belasting toe te voegen, klik op 'Belasting toevoegen'.
Vervolgens kies je de juiste BTW voor jouw situatie en klik je op 'Toevoegen'.
Klik dan eerst op ' Herberekenen' om het totale bedrag te berekenen.
De BTW wordt nu opgeteld bij het bedrag. Controleer of het bedrag inclusief BTW correct is, anders kun je het nog aanpassen door op het bewerk icoontje te klikken.
Klik vervolgens eerst op de blauwe knop ' Aanmaken' onder 'Bestelling acties' (rechts bovenin), dan zal de bestelling worden opgeslagen.
Controleer dan eerst even of de gegevens juist staan voordat je de factuur gaat aanmaken!
* Of de 'Status' op 'In behandeling' staat
* Of je de juiste 'Klant' hebt geselecteerd
* Of de factuurgegevens kloppen
* Of het totaal bedrag met BTW klopt
Wanneer je nu iets wijzigt, vergeet dan niet om op 'Update' te klikken
Wanneer de klant daadwerkelijk op locatie heeft betaald, kun je de factuur aanmaken voor de klant door de bestelling op 'Afgerond' te zetten en dit op te slaan door op 'Update' te klikken.
Het systeem mailt de klant dan automatisch de factuur en jij weet dat deze helemaal afgerond is!