De declarabele facturen-flow: betaalmethoden en orderstatus

Als declarabele facturen zijn ingesteld, verloopt de weg van betaling naar factuur anders per betaalmethode. Er zijn twee betaalmethoden voor de cliënt: directe online betaling (iDEAL via Mollie) en betalen op locatie. Een betaallink is géén aparte betaalmethode — het is een actie die je zelf vanuit de bestelling uitvoert wanneer je een afspraak in de backend hebt ingepland en de cliënt online wil betalen. Dit artikel legt per situatie uit welke bestelstatussen erbij horen.

Op de afbeeldingen in dit artikel zijn telkens enkele kerninstellingen oranje gemarkeerd en genummerd; de overige in de tekst vetgedrukte instellingen vind je op dezelfde pagina of in hetzelfde venster.

De benodigde instellingen

De automatische flow werkt alleen als beide schakelaars in de factuuropties aanstaan. De weg er naartoe: open Instellingen1 → de kaart Facturen2.

1. Controleer dat de schakelaar Declarabele facturen aanstaat — deze zet de hele declarabele facturen-flow aan.

   

2. Zorg ook dat de schakelaar Automatisch afronden van bestellingen en versturen van facturen aanstaat. De helptekst legt uit dat Bloomsite elke ochtend om 05:00 controleert of er betaalde declarabele afspraken van de vorige dag of eerder zijn die nog niet zijn afgerond. Is de schakelaar uit, dan rond je elke bestelling zelf handmatig af.

   

Directe online betaling (iDEAL en andere betaalmethoden)

Als een cliënt direct betaalt via Mollie — met iDEAL, creditcard of een andere online betaalmethode — gaat de bestelling meteen na de betaling naar In behandeling. De bestelling blijft in die status staan tot de afspraakdatum is verstreken. Als de schakelaar Automatisch afronden van bestellingen en versturen van facturen aanstaat, controleert het systeem de eerste ochtend daarna om 05:00 of de afspraak is geweest en de betaling binnen is; is dat zo, dan zet het de bestelling automatisch op Afgerond en stuurt de factuur naar de cliënt. Staat die schakelaar uit, dan rond je de bestelling zelf handmatig af. De bestellingen vind je via Sales → Bestellingen.

Zodra de automatische afronding is gelukt, staat het veld Status in de bestelling op Afgerond — op dat moment is de factuur al verstuurd.

Een betaallink sturen (bij een backend-boeking)

Plan je zelf een afspraak voor een cliënt in de backend, dan staat de bijbehorende bestelling op Wachtend op betaling met betaalmethode Achteraf betalen. Wil de cliënt online betalen, dan stuur je daar zelf — handmatig — een betaallink voor (het is dus geen aparte betaalmethode). Open rechts het blok Bestelling acties en kies in de keuzelijst Betaallink versturen. Klik daarna op Toepassen. De cliënt ontvangt een e-mail met een betaalknop. Betaalt de cliënt vóór de afspraakdatum, dan gaat de bestelling naar In behandeling; betaalt hij ná de afspraakdatum, dan komt hij in aanmerking bij de eerstvolgende 05:00-run. In beide gevallen geldt: de automatische afronding om 05:00 gebeurt alléén als de schakelaar Automatisch afronden van bestellingen en versturen van facturen aanstaat — anders rond je de bestelling zelf handmatig af.

Betalen op locatie

Betaalt een cliënt contant of per pin op locatie, dan staat de bestelling op Wachtend op betaling. Omdat de betaling buiten het systeem wordt voldaan, kan je website niet vaststellen dat er betaald is. De dagelijkse 05:00-controle rondt deze bestelling daarom nooit automatisch af — je doet dat zelf zodra je de betaling hebt ontvangen.

1. Open de bestelling via Sales → Bestellingen. Het veld Status staat op Wachtend op betaling; verander het naar Afgerond nadat je de betaling hebt ontvangen.

   

2. Klik daarna op Bijwerken om de statuswijziging op te slaan. Het systeem maakt de declarabele factuur aan en verstuurt die direct naar de cliënt. Zet de status pas op Afgerond nadat je de betaling daadwerkelijk hebt ontvangen — doe je het te vroeg, dan moet je achteraf een creditnota opmaken.