Bestellingen beheren

Elke boeking met een betaling — een afspraak, een pakket of een evenement — maakt op je website automatisch een bestelling aan. In het overzicht onder Sales → Bestellingen beheer je ze allemaal op één plek: je ziet er de status, het bedrag en het factuurnummer. De status van een bestelling vertelt je waar die staat in het traject van boeking tot betaalde, afgeronde afspraak.

Op de afbeeldingen in dit artikel zijn telkens enkele kerninstellingen oranje gemarkeerd en genummerd; de overige in de tekst vetgedrukte instellingen vind je op dezelfde pagina of in hetzelfde venster.

1. Open Sales → Bestellingen
   Open in het menu links Sales en klik op Bestellingen.

   

2. Bekijk het overzicht
   In het overzicht staat elke bestelling op een eigen regel, met de status, het totaalbedrag en — zodra de bestelling is afgerond — het factuurnummer. Met de filters Datum, Aangemaakt via en Klantfilter vind je snel een specifieke bestelling.

   

3. Open een bestelling en bekijk de status
   Klik in het overzicht op een bestelling om de details te openen. Bovenaan staat het veld Status. Dat vertelt je in één oogopslag waar de bestelling staat: Wachtend op betaling (nog niet betaald), In behandeling (betaald, afspraak nog niet afgerond), Afgerond (klaar, factuur verstuurd), of een van de termijn-statussen bij gespreid betalen.

   

4. Pas de status handmatig aan (indien nodig)
   Wil je de status handmatig wijzigen — bijvoorbeeld een bestelling met betalen op locatie op Afgerond zetten nadat je de betaling hebt ontvangen — kies dan de nieuwe status en klik op Update in het vak Bestelling acties. Op dat moment wordt bij declarabele afspraken de factuur gemaakt en verstuurd.

   

Wat de statussen betekenen

• Wachtend op betaling — er is nog niet betaald.
• In behandeling — de betaling is binnen, maar de afspraak is nog niet afgerond.
• Afgerond — de afspraak is geweest en betaald; de bestelling is klaar en de factuur is verstuurd.
• Ingepland — een toekomstige termijn van een gespreide betaling die nog moet worden geïncasseerd.
• Eerste termijn in behandeling en Gedeeltelijk betaald — tussenstanden bij termijnbetalingen: een deel van het bedrag is voldaan, de rest volgt.
• Geannuleerd — de bijbehorende afspraak of het evenement is geannuleerd; de bestelling wordt mee geannuleerd.

Automatisch of handmatig afgerond?

Je website handelt bestellingen waar mogelijk vanzelf af, afhankelijk van hoe de klant betaalt:

• Vooraf betaald (iDEAL of andere online betaling) — zolang er nog niet betaald is staat de bestelling op Wachtend op betaling; zodra de betaling binnen is gaat hij naar In behandeling. Na de afspraakdatum zet je website hem automatisch op Afgerond.
• Achteraf betalen — de bestelling staat op Wachtend op betaling tot de klant betaalt. Pas wanneer zowel de afspraak is geweest als de betaling binnen is, wordt hij automatisch op Afgerond gezet.
• Betalen op locatie — je website kan niet controleren of er contant of per pin is betaald, dus deze bestellingen rond je altijd zelf af (stap 4 hierboven).

Ingeplande bestellingen bij termijnbetalingen

Betaalt een klant in termijnen, dan maakt je website voor elke toekomstige termijn een aparte bestelling met de status Ingepland aan. In het overzicht onder Sales → Bestellingen staan deze termijnbestellingen tussen je andere bestellingen; je herkent ze aan de status Ingepland in de status-kolom. Zo houd je overzicht over wat al betaald is en wat nog volgt. Hoe je termijnbetalingen aanzet en betaalplannen aanmaakt, lees je in Termijnbetalingen opzetten.