Dienst vervangen op factuur (factuur declarabel maken)

Staat er een verkeerde dienst op de factuur — bijvoorbeeld een niet-declarabele dienst, terwijl je cliënt een declarabele factuur nodig heeft? Het product in een bestelling kun je niet wijzigen; bij een bestelling die al op Afgerond staat zijn de regels zelfs helemaal niet meer te bewerken.

Dat hoeft ook niet. Bij een afspraak komt de dienst die op de bestelling en op de factuur verschijnt rechtstreeks uit de afspraak. Vervang je de dienst in de afspraak, dan verandert de dienst op de factuur mee — ook als de bestelling al is afgerond.

De dienst in de afspraak vervangen

Let op de volgorde: haal eerst de bestaande dienst én de bestaande categorie weg, anders kun je geen dienst uit een andere categorie kiezen.

1. Ga in het menu links naar Boekingen → Boekingen en klik in de lijst op de afspraak die bij de bestelling hoort.

   

2. Klik in het paneel dat openschuift op Afspraak bewerken. Haal op het tabblad Details eerst de huidige Dienst weg. Zolang de oude dienst er nog staat, kun je geen dienst uit een andere categorie selecteren.

   

3. Haal daarna ook de huidige Categorie weg en kies in hetzelfde veld de categorie waar de gewenste dienst in staat. Diensten die cliënten niet zelf online mogen boeken, zet je in een eigen categorie — bijvoorbeeld een categorie die je Onzichtbaar noemt.

   

4. Kies daaronder bij Dienst de declarabele dienst die op de factuur moet komen.

   

5. Klik op Bijwerken om de afspraak op te slaan. De dienst in de afspraak is nu bijgewerkt en op de factuur verschijnt de aangepaste (declarabele) dienst.

   

Stuur de factuur opnieuw naar je cliënt

Was de factuur al aangemaakt en verstuurd? Dan verandert de pdf die al bij je cliënt in de mailbox ligt niet mee. Stuur de bestelgegevens daarom opnieuw.

1. Open in het menu links Sales → Bestellingen en klik op de bestelling die bij de afspraak hoort.

   

2. Klap in het blok Bestelling acties de keuzelijst uit, kies Bestelgegevens versturen en klik op Toepassen. Je cliënt ontvangt de mail nu opnieuw, met de bijgewerkte factuur.

   

Waar je op moet letten

• Het bedrag van de bestelling verandert niet mee. Kost de nieuwe dienst iets anders, regel het verschil dan apart via een terugbetaling of een creditnota.
• Deze route werkt alleen bij afspraken. Bij pakketten, evenementen en losse producten kun je de dienst op de factuur niet zo vervangen; annuleer of crediteer dan de bestelling en maak een nieuwe aan.
• Is de afspraak geannuleerd of verwijderd, dan is de bestelling ongeldig en kun je de dienst niet meer vervangen. Maak in dat geval een creditnota aan.
• Zet een afspraak die nog moet plaatsvinden niet handmatig op Afgerond. Declarabele bestellingen worden pas na de behandeldatum afgerond, zodat de factuurdatum nooit vóór de behandeling valt.