6.5 Algemene Boekingsinstellingen

Via Instellingen → Boekingsinstellingen stel je het algemene gedrag van je boekingssysteem in: hoe de agenda tijd indeelt, hoelang van tevoren klanten mogen boeken of afzeggen, welke status nieuwe afspraken krijgen, en of er een medewerkers- of klantportaal is. Deze instellingen gelden als standaard voor al je diensten en evenementen — bij veel ervan kun je per dienst een afwijkende waarde instellen die deze algemene instelling overschrijft.

1. Open Instellingen → Boekingsinstellingen
   Open in het menu links Instellingen1 en klik op de kaart Boekingsinstellingen2.

   

2. Tijdsindeling van de agenda
   Bovenaan de pagina bepaal je hoe de agenda tijd indeelt. Bij Standaard tijdsinterval1 kies je de tijdstap waarop de agenda nieuwe afspraken aanbiedt, bijvoorbeeld elke 15 of 30 minuten. Zet Tijdslot op basis van dienstduur2 aan als je liever hebt dat elk tijdslot precies zo lang duurt als de dienst zelf — zie Tijdslots laten aansluiten op de duur van een dienst. Met Dienstbuffertijd opnemen in tijdslots3 reserveer je de buffertijd van een dienst automatisch mee in het tijdslot, zodat medewerkers tussen afspraken door kunnen opruimen of reizen — zie Buffertijd voor of na een dienst instellen.

   

3. Hoelang vooraf boeken, afzeggen of verzetten
   Met Minimale tijd voor het boeken van een afspraak1 bepaal je hoeveel tijd er minimaal tussen nu en de afspraak moet zitten voordat een klant kan boeken — zie Instellen tot hoeveel uur vooraf klanten mogen boeken. Minimale tijd voor het annuleren van een afspraak2 en Minimale tijd voor het verzetten van een afspraak3 werken hetzelfde, maar dan voor afzeggen en verzetten — zie Hoe lang van tevoren mogen klanten afzeggen of verzetten?. Bij Aantal dagen vooruit te boeken4 stel je in hoe ver in de toekomst klanten een afspraak mogen inplannen — zie Aantal dagen vooruit te boeken.

   

4. Afspraakstatus en boeken door beheerders
   Of een nieuwe afspraak automatisch Goedgekeurd is, of eerst In afwachting blijft staan totdat jij hem bevestigt, stel je in bij Standaard afspraakstatus1 — zie De standaardstatus van nieuwe afspraken instellen. Zet Sta beheerders toe om op elk moment een afspraak te boeken2 aan als jij als beheerder zelf afspraken wilt kunnen inplannen buiten de normale werktijden of boekingsvensters om — zie Als beheerder buiten werktijden boeken (of niet).

   

5. Verplichte klantgegevens
   Zet Telefoonnummer instellen als verplicht veld aan als een klant geen afspraak kan boeken zonder een telefoonnummer op te geven — zie Welke gegevens kun je verplicht maken bij een boeking? voor alle velden die je verplicht kan maken.

   

6. Personeelskeuze en capaciteit bij evenementen
   Bij Methode voor personeelskeuze1 kies je hoe het systeem automatisch een medewerker toewijst wanneer een klant zelf geen voorkeur opgeeft — zie Hoe bepaalt het systeem automatisch welke medewerker wordt gekozen?. Overboeking toestaan2 en Onderboeking toestaan3 bepalen of een evenement meer of minder deelnemers mag hebben dan het ingestelde aantal plekken — zie Overboeking en onderboeking bij evenementen toestaan. Zet Wachtlijst Evenementen4 aan zodat klanten zich kunnen inschrijven voor een vol evenement en automatisch een plek krijgen zodra er iemand afvalt — zie Een wachtlijst aanzetten voor volle evenementen.

   

7. Betalingen en facturatie
   Zet Betalingen & facturatie aan zodra je betaalkoppeling en factuurindeling gereed zijn — klanten kunnen dan direct online afrekenen en Bloomsite maakt automatisch een factuur aan per betaalde boeking. Zie Betalingen en facturatie aanzetten voor afspraken en evenementen voor de volledige voorbereiding.

   

8. Medewerkers- en klantportaal
   Zet Medewerkersportaal activeren1 aan om medewerkers via een eigen portaalpagina op je website hun afspraken te laten beheren, en Klantportaal activeren2 om klanten hun eigen boekingen te laten inzien en aanpassen. Zodra je een van beide schakelaars aanzet, verschijnt daaronder een URL-veld waar je het webadres van de bijbehorende portaalpagina invult — zie Het medewerkersportaal instellen en Het klantportaal activeren zodat klanten hun boeking kunnen beheren voor de complete stappen, inclusief het aanmaken van de portaalpagina.

   

9. Sla op
   Klik op Instellingen opslaan om al je wijzigingen op deze pagina door te voeren.

   

Tip: De meeste instellingen op deze pagina gelden als algemene standaard voor je hele boekingssysteem. Voor instellingen zoals de boekingshorizon, tijdslotduur en buffertijd kun je per dienst een afwijkende waarde instellen die deze algemene instelling overschrijft — dat regel je in het bewerkscherm van die dienst.