Werken met declarabele facturen

Een declarabele factuur is de factuur die je cliënt nodig heeft om de behandeling bij de zorgverzekeraar te declareren. Daarvoor moeten de geboortedatum, de zorgverzekeraar en het relatienummer van de cliënt op de factuur komen. De geboortedatum vul je in het standaardveld Geboortedatum op het klantprofiel; de zorgverzekeraar en het relatienummer zet je in het veld Klantinformatie. Zodra declarabele facturen eenmalig zijn ingericht, maakt je website ze vanzelf aan. De eenmalige inrichting staat in Declarabele facturen instellen.

Op de afbeeldingen in dit artikel zijn telkens enkele kerninstellingen oranje gemarkeerd en genummerd; de overige in de tekst vetgedrukte instellingen vind je op dezelfde pagina of in hetzelfde venster.

Bij een nieuwe cliënt: gegevens overnemen

Bij de eerste boeking vult de cliënt zijn geboortedatum, zorgverzekeraar en relatienummer zelf in op het boekingsformulier (de Aangepaste velden); jij neemt ze daarna één keer over op het klantprofiel. Doe dit alleen bij een nieuwe cliënt — bij een terugkerende cliënt staan de gegevens er al en hoef je niets te doen.

Eerst zoek je op wat de cliënt heeft ingevuld:

1. Open in het menu links Boekingen → Boekingen en klik op de boeking van de nieuwe cliënt.

   

2. Ga in het afspraakvenster naar het tabblad Klanten. Onder Aangepaste velden staan de geboortedatum, de zorgverzekeraar en het relatienummer die de cliënt bij het boeken invulde. Noteer of kopieer deze gegevens.

   

Daarna zet je ze op het klantprofiel — let op het verschil tussen de twee plekken:

1. Open Boekingen → Klanten en klik op de rij van dezelfde cliënt.

   

2. Vul de geboortedatum in het standaardveld Geboortedatum1 bovenaan. Zet de zorgverzekeraar en het relatienummer in het veld Klantinformatie2 onderaan (onder "Notitie (intern)"). Beide verschijnen vanaf nu op elke declarabele factuur voor deze cliënt.

   

Hoe een afspraak een factuur wordt

Elke afspraak maakt automatisch een bestelling aan. Zolang er nog niet betaald is, staat die op Wachtend op betaling. Zodra de betaling binnen is, gaat de bestelling naar In behandeling en blijft daar tot de behandeldatum is gepasseerd — zo valt de factuurdatum nooit vóór de behandeling. Wat er daarná gebeurt, hangt af van de instelling Automatisch afronden van bestellingen en versturen van facturen (die je eenmalig instelt bij het inrichten):

• Staat die instelling aan — dan hoef je niets te doen. Na de behandeldatum zet je website betaalde declarabele afspraken bij een dagelijkse controle om 05:00 automatisch op Afgerond en verstuurt de factuur. Je hoeft een bestelling dus niet handmatig op Afgerond te zetten.
• Staat die uit, of betaalt de cliënt op locatie (contant), dan zet je de bestelling zelf op Afgerond — dat genereert en verstuurt op dat moment de factuur.

1. De afronding hangt af van één instelling. Die vind je via Instellingen1 → de kaart Facturen2.

   

2. De toggle Automatisch afronden van bestellingen en versturen van facturen bepaalt of je website betaalde declarabele afspraken na de behandeldatum zelf afrondt en de factuur verstuurt, of dat je dat handmatig doet.

   

3. Bij Sales → Bestellingen zie je van elke bestelling de status en, zodra die afgerond is, het bijbehorende factuurnummer.

   

4. Moet je een bestelling zelf afronden (instelling uit of betalen op locatie)? Open de bestelling, zet het veld Status op Afgerond en klik op Update.

   

De drie betaalmethoden

De cliënt kiest bij het boeken een betaalmethode; plan je zelf een afspraak in, dan regel je de betaling vanuit de bestelling. Per methode horen er andere bestelstatussen bij — hieronder staat wat er gebeurt en wanneer de factuur wordt verstuurd. Het zelf afronden van een bestelling gaat steeds zoals hierboven beschreven.

Direct online betalen (iDEAL en andere betaalmethoden)

Betaalt de cliënt direct via Mollie — met iDEAL, creditcard of een andere online betaalmethode — dan gaat de bestelling meteen na de betaling naar In behandeling en blijft daar tot de afspraakdatum is verstreken. Staat de instelling voor automatisch afronden aan, dan zet je website de bestelling de eerste ochtend daarna om 05:00 op Afgerond en verstuurt de factuur. Staat die instelling uit, dan rond je de bestelling zelf af; zodra dat gebeurd is, is de factuur verstuurd.

Achteraf betalen met een betaallink

Bij achteraf betalen met een betaallink staat de bestelling op Wachtend op betaling. De cliënt kan deze methode bij het boeken kiezen; plan je zelf een afspraak in of is een eerdere online betaling niet afgerond, dan stuur je de betaallink vanuit de bestelling. Betaalt de cliënt vóór de afspraakdatum, dan gaat de bestelling naar In behandeling; betaalt hij erna, dan wordt hij bij de eerstvolgende 05:00-controle afgerond — mits automatisch afronden aanstaat. Hoe je zo'n betaallink verstuurt, lees je stap voor stap in Betaallink sturen naar de klant.

Betalen op locatie

Betaalt een cliënt contant of per pin op locatie, dan staat de bestelling op Wachtend op betaling. Omdat de betaling buiten het systeem wordt voldaan, kan je website niet vaststellen dat er betaald is; de dagelijkse 05:00-controle rondt deze bestelling daarom nooit automatisch af. Je rondt hem zelf af zodra je de betaling hebt ontvangen, waarna de factuur direct naar de cliënt gaat. Zet de status pas op Afgerond nadat je de betaling daadwerkelijk hebt ontvangen — doe je het te vroeg, dan moet je achteraf een creditnota opmaken.

Eenmalig ingesteld — zie ook

De inrichting regel je één keer; in het dagelijks gebruik heb je er daarna geen omkijken meer naar.

• Declarabele facturen instellen — de hoofdschakelaar, je praktijkgegevens (Extra bedrijfsinformatie), de instelling voor automatisch afronden en de beroepsverenigingslogo's.
• Prestatiecode aan een dienst toevoegen — zodat de prestatiecode via de dienstnaam op de factuur komt.
• Klantgegevens vastleggen voor de declarabele factuur — meer over het Geboortedatum- en Klantinformatie-veld.