Factuur voor werken op uurbasis handmatig aanmaken

Gewijzigd op Vr, 15 Nov om 4:09 PM

Let op: Om gebruik te maken van de onderstaande functionaliteit moet je een Bloomsite PRO abonnement hebben. Heb je deze nog niet? Upgrade dan naar Bloomsite PRO.

Het is mogelijk om achteraf een factuur aan te maken, zodat je na een afspraak nog een factuur kunt sturen op uurbasis. Maar aangezien het niet een standaard facturatie-systeem is, werkt het niet heel flexibel.

LET OP: Het is niet mogelijk om een handmatige factuur aan te maken die vergoed moet worden door de zorgverzekering, omdat dit op een andere manier is opgebouwd. Daarvoor zul je dus de standaard factuur moeten aanpassen. Neem dan even contact op!

Volg onderstaande stappen:

Een product aanmaken:

Ga naar 'Sales' > 'Producten' en klik op 'Nieuw toevoegen'.
Noem dit bijvoorbeeld product 'Uurtarief' (deze naam komt op de factuur).
Vul je uurtarief in bij 'Reguliere prijs'.
Klik op 'Publiceren'.
Wanneer je alleen werkt met hele uren, heb je aan 1 product genoeg. Indien je werkt met 30 minuten of 15 minuten, dien je voor beide opties nog een product aan te maken. Je kunt namelijk op de factuur geen omschrijving toevoegen en alleen hele producten toevoegen. Noem deze producten bijvoorbeeld 'Uurtarief (30 minuten)' en 'Uurtarief (15 minuten)'.

Handmatig een factuur aanmaken:

Ga naar 'Sales' > 'Bestellingen'.
Klik op 'Bestelling toevoegen'.
Klik onder 'Klant:' op het potlood icoon en zoek een bestaande klant. (of houd 'Gast' geselecteerd wanneer het een nieuwe klant is)
Vul vervolgens de factuurgegevens in.
Selecteer bij 'Betaalmethode' > 'Bankoverdracht' (of 'Betalen op locatie' als dat van toepassing is)
* Het is bij een handmatige factuur niet mogelijk om een betaallink te genereren.
LET OP: Het is belangrijk om eerst even de 'Status' van de bestelling aan te passen.
Als deze op 'Wachtend op betaling' staat, moet je deze op 'In behandeling' zetten zodat de factuur niet automatisch geannuleerd wordt door het systeem.
('Wachtend op betaling' wordt door de website gebruikt wanneer een betaling is afgebroken. Daarom zal het systeem automatisch deze 'Annuleren' na ongeveer 2 uur zodat er niet allemaal afgebroken bestellingen in je systeem blijven staan)
Daarna klik je in het artikel veld (iets naar beneden) op 'Artikel(en) toevoegen'.
Klik dan op 'Producten toevoegen'.
Zoek het 'Uurtarief' product dat je net hebt aangemaakt en selecteer deze. Geef bij 'Aantal' het aantal uur in die je wilt factureren.
Wanneer je bijvoorbeeld 1,5 uur wilt factureren, voeg je ook het product 'Uurtarief (30 minuten)' eenmaal toe aan de bestelling. Voor 1 uur en 45 minuten moet je dus 3 producten toevoegen aan de bestelling, Uurtarief, Uurtarief (30 minuten) en Uurtarief (15 minuten). Je kunt wel van het uurtarief aantal '2' maken om 2 uur te factureren. Dit komt doordat het systeem hier eigenlijk niet echt voor gemaakt is ;-)
Klik daarna op 'Herberekenen' zodat het 'Besteltotaal' wordt weergegeven.
Nu wordt het totaal weergegeven inclusief de BTW die is ingesteld bij het product.
Klik vervolgens eerst op 'Aanmaken' (rechts bovenin) voordat je de factuur gaat aanmaken, zodat de bestelling eerst worden opgeslagen!
Controleer dan eerst even of de gegevens juist staan voordat je de factuur aanmaakt!
(bij 'Klant' kan hier natuurlijk ook 'Gast' komen te staan)
De factuurgegevens kun je nog aanpassen, de artikelen niet meer. Wanneer je iets wijzigt, klik dan wel weer op 'Bijwerken' onder 'Bestelling acties'.
Nu kun je het factuur aanmaken als je deze naar de klant wilt sturen, door onder 'Factuur' op 'Aanmaken' te klikken.
Je kunt ook een betaalverzoek sturen en de factuur aanmaken zodra er betaald is, anders kan het gebeuren dat iemand niet betaald en jij de factuur weer moet crediteren zodat je boekhouding klopt.
Dan kun je de factuur 'Bekijken' en downloaden. Vervolgens kun je die mailen met de klant met het verzoek het over te maken op jouw rekening (met de gegevens voor het overmaken erbij).
Wanneer er daadwerkelijk betaald is, kun je de bestelling op 'Afgerond' zetten. De klant zal dan de factuur weer ontvangen (dit gebeurt automatisch wanneer je een bestelling 'Afrond'). En jij weet zo dat je er niet meer naar hoeft te kijken!
Mocht je niet willen dat de klant de factuur 2x ontvangt, kun je ook in de mail die je stuurt alleen de tekst plakken om de betaling van bedrag X te voldoen op rekeningnummer X ten name van X. Dan krijgt de klant de factuur nadat dit voldaan is en jij het dus op 'afgerond' zet.
Houd er rekening mee dat wanneer je een factuur aanmaakt voor een bestelling die nog niet betaald is dat je dit moet controleren. Ook wanneer de klant uiteindelijk niet betaald (of jij vindt dat de klant niet hoeft te betalen), zul je nog een actie moeten doen. Wanneer de factuur niet gebruikt hoeft te worden, om wat voor reden dan ook, zul je een creditfactuur moeten aanmaken om ervoor te zorgen dat je boekhouding klopt. Anders lijkt het in de facturatie alsof je meer hebt, verdient dan je daadwerkelijk hebt gedaan.
Ik raad af om facturen te verwijderen, want dan mis je een nummer in je reeks. Je kunt dit oplossen door in de order een creditnota aan te maken (veld onder het factuur aanmaken veld). Dan wordt er een creditfactuur gemaakt en klopt je boekhouding weer!