Dagelijks met Booking werken : Deel 2 (Betalingen)

Gewijzigd op Ma, 9 Okt, 2023 om 12:10 PM

Let op: Om gebruik te maken van de onderstaande functionaliteit moet je een Bloomsite PRO abonnement hebben. Heb je deze nog niet? Upgrade dan naar Bloomsite PRO.

In dit artikel laat ik je zien hoe je op dagelijkse basis kunt werken met de Betalingen. Dit is dus nadat je alles juist hebt ingesteld en hebt getest, of ons dit hebt laten doen. Er is een duidelijk onderscheidt tussen de 'Boekingen' en 'Betalingen' op je website en in dit artikel leg ik je dus de principes uit van het kopje 'Betalingen' zodat je er gemakkelijk mee kunt werken.

LET OP: Bekijk eerst het artikel Dagelijks met Booking werken : Deel 1 (Boekingen) en ga dan pas door met dit artikel!

Waar je als eerste bij kunt kijken onder 'Betalingen', zijn de 'bestellingen' van je website.
Hier vind je alle bestellingen die gedaan worden via jouw website waar een betaling is gedaan. Hier kunnen dus ook diensten tussen staan die uiteindelijk '€0,00' waren en er dus niets is betaald, maar wel zijn verrekend met een kortingscode (voor betalingen). Maar ook de 'Pakketen' die je hebt verkocht, staan hier tussen. Een volledige gratis dienst die is ingeboekt, gaat niet langs het 'Betalingen' stuk en zal je dus vinden onder 'Boekingen' > 'Agenda' (of) 'Afspraken'.
Ook zie je hier de verschillende statussen van de bestellingen. De verschillende belangrijke statussen zijn:

Afgerond: Betaling voltooid (hier zet je een bestelling dus handmatig op wanneer deze op locatie is betaald)
Wachtend op betaling: Betaling afgebroken tijdens het boeken. LET OP: deze wordt automatisch door het systeem enkele uren later 'Geannuleerd'. Gebruik deze dus zelf niet!
In behandeling: Betalen op locatie of een bestelling die je zelf hebt gedaan voor een klant en op ' In behandeling' hebt gezet omdat deze niet geannuleerd mag worden. (En ook alle bestellingen wanneer jij met declarabele facturen werkt!)

Gebruik dus voor jezelf alleen de statussen ' Afgerond' > ''Hoef ik niets meer mee te doen''. Of ' In behandeling' > ''Hier moet ik nog iets mee''.
Je kunt op een bestelling klikken om alle de details te bekijken. Je vind hier de factuurgegevens en kunt eventueel de status aanpassen naar 'Afgerond'.
Eventueel kun je hier in de 'Bestelling notities' zien wat er is gebeurt tijdens het betalen en of je zelf iets hebt aangepast in de bestelling, of dit door het systeem is gedaan.
Wanneer je de ' Status' op 'Afgerond' zet, omdat hij daadwerkelijk op locatie is betaald, dan wordt er automatisch een factuur aangemaakt en deze wordt ook gelijk naar de klant verzonden.
Zet de bestelling dus pas op 'Afgerond' wanneer je daadwerkelijk een betaling hebt ontvangen! (anders moet je een creditfactuur maken zodat je boekhouding weer klopt)
Je ziet dan onder ' Factuur' ineens een factuurnummer verschijnen omdat de bestelling nu is afgerond.
Bij 'Bestelling acties' kun je (indien nodig) de factuur opnieuw mailen naar de klant. Maar denk er dus aan dat dit al gebeurt is toen je de bestelling op 'Afgerond' had gezet.
Onder 'Factuur' kun je naast je factuur bekijken, ook een 'Creditnota' aanmaken.
Voor andere zaken rondom facturen verwijs ik je graag naar de kennisbank. Weet je iets niet helemaal zeker, neem dan even contact op en wij denken met je mee!
Onder het kopje 'Producten' vind je jouw losse producten.
Ook vind je hier het product 'Afspraak' waar alle ingeboekte 'diensten' en 'evenementen' mee worden afgerekend. Wijzig dus niet zomaar iets aan het product 'Afspraak' en verwijder deze zeker niet!
De prijs van een dienst of evenement wordt overgenomen dus je hoeft hier de prijs niet aan te passen!
** Er zijn ook opties waarbij je in plaats van het product 'Afspraak' een ander product hebt aangemaakt voor de betaling. Dus het kan ook zijn dat je betaling bij een specifieke dienst via een ander product verloopt zodat er bijvoorbeeld een aangepaste bedanktpagina ingesteld kon worden voor die specifieke dienst!
Onder ' Rapporten' vind je het overzicht van de statistieken van de betalingen.
Selecteer eerst een 'Datumbereik' waar je de statistieken op wilt bekijken en klik op ' Bijwerken'.
Ik heb nu gekozen voor het ' Afgelopen jaar', die vergeleken wordt met het jaar daarvoor (toen er nog geen statistieken waren)
Wanneer je iets naar beneden scrolt zie je ook de top categorieën en top producten en hoeveel je netto omzet was per product.
Onder ' Rapporten' bij 'Export' kun je eventueel ook een export maken van al je facturen.
Het laatste deel wat je onder 'Betalingen' vind zijn de 'Instellingen'.
Hier vind je instellingen zoals je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en bijvoorbeeld de e-mailafzender opties.
Mocht je iets willen wijzigen verwijs ik je naar de Booking training in de Academy of naar de kennisbank, waar al verschillende artikelen en video's staan over het werken met het Bookingsysteem!

Succes en we wensen je veel sessies toe!