Dagelijks met Booking werken : Deel 1 (Boekingen)

Gewijzigd op Ma, 9 Okt, 2023 om 12:13 PM

Let op: Om gebruik te maken van de onderstaande functionaliteit moet je een Bloomsite PRO abonnement hebben. Heb je deze nog niet? Upgrade dan naar Bloomsite PRO.

In dit artikel laat ik je zien hoe je op dagelijkse basis kunt werken met de Boekingen. Dit is dus nadat je alles juist hebt ingesteld en hebt getest, of ons dit hebt laten doen. Er is een duidelijk onderscheidt tussen de 'Boekingen' en 'Betalingen' op je website en in dit artikel leg ik je dus de principes uit van het stukje 'Boekingen' zodat je er gemakkelijk mee kunt werken.

Alles wat geboekt wordt met een 'datum', wordt geregeld onder het 'Boekingen' stuk. Denk hierbij dus aan je behandelingen en diensten waarbij een 'tijd' wordt gekozen.
Alles met betrekking tot betalingen, wordt geregeld met het 'Betalen' stuk. Hierbij kun je ook denken aan 'Producten' die je verkoopt, aangezien hier geen 'tijd'(agenda) voor ingesteld hoeft te worden.
(dit is ook de reden dat al je diensten via het product 'Afspraak' (betalingen) verlopen, om een daadwerkelijke betaling te kunnen doen voor een 'boeking'(tijd))
De onderdelen zijn dus ook los te gebruiken. Je kunt alleen van het 'Boekingen' systeem gebruik maken zonder de 'Betalingen' (dus facturen), om mensen afspraken in te laten plannen direct in jouw agenda. Of je kunt betalingen accepteren zonder gebruik te maken van een agenda, voor het verkopen van je product bijvoorbeeld. Om een 'Boeking' daadwerkelijk direct te kunnen betalen, hebben wij het product 'Afspraak' gekoppeld aan alle diensten, zodat een boeking ook direct betaald kan worden. Verwijder dit product dus niet!
* Er zijn ook opties waarbij je in plaats van het product 'Afspraak' een ander product hebt aangemaakt voor de betaling. Dus het kan ook zijn dat je betaling bij een specifieke dienst via een ander product verloopt zodat er bijvoorbeeld een aangepaste bedanktpagina ingesteld kon worden!
Wanneer je dag start en jij diensten aanbiedt via je website, kijk je dus altijd eerst in je 'Agenda' in de website wat voor afspraken er allemaal ingeboekt zijn. Daarnaast is het ook goed om je Google of Outlook agenda te checken, of er afspraken in staan die je zelf hebt toegevoegd. Deze staan namelijk weer niet in de website.
Je kunt bovenaan de pagina in het midden een periode selecteren die je wilt bekijken
Er zijn verschillende manieren om de 'Agenda' te bekijken. Kies hiervoor wat voor jou het beste werkt
Wanneer je meerdere medewerkers, diensten of locaties hebt, kun je ook de ' Diensten' of 'Locaties' filteren.
Wanneer je in onze voorbeeld-agenda kijkt, kun je zien dat, in de week van 1 t/m 7 maart, op Vrijdag 5 maart er een evenement is gepland genaamd 'Hatha Yoga', die van 08:00 tot 09:00 duurt en door Tim wordt gegeven. Zo kun je dus aflezen aan de agenda wat er allemaal ingepland is.
Wanneer je je Google of Outlook agenda hebt gekoppeld, zullen de afspraken ook zichtbaar zijn in die agenda op je computer, tablet of telefoon. Mocht je een uurtje 'vrij' willen, dan kun je dit dus in je Google of Outlook agenda zetten en dan zal je dat uur niet meer beschikbaar zijn voor boekingen via de site. Houd er in dit geval wel rekening mee dat de periode in de agenda op je computer ook op 'bezet' staat, om de tijd ook daadwerkelijk te blokkeren. Eventueel kun je ook via je website 'Verlofdagen' toevoegen bij de 'Medewerker' instellingen.
Het volgende kopje waar je heen gaat is 'Boekingen' > 'Beheren' > 'Afspraken'. Hier komen alle sessies te staan die ingeboekt worden door jouw cliënt via jouw website, met een tijd en datum naar hun keuze. Hier staan dus niet de evenementen die op vaste tijden beginnen of de losse producten die je hebt verkocht, maar alleen afspraken (diensten) die zijn gemaakt in de agenda.
Je kunt hier bovenaan de pagina ook weer de week of maand selecteren die je wilt weergeven. Klik eenmaal op de startdatum en nogmaals op de einddatum die je wilt weergeven.
Je kunt ook specifiek zoeken naar een klant, medewerker, dienst of status.
Wanneer je de juiste week hebt geselecteerd verschijnen daaronder de geboekte afspraken. Je ziet de naam van de klant, bij welke medewerker de dienst is afgenomen, om welke dienst het gaat, de duur van de afspraak, wat de klant heeft betaald en de status van de afspraak.
Wanneer je op de cliënt klikt, verschijnt er in de regel daaronder nog aanvullende informatie, zoals het ingevulde telefoonnummer van de cliënt en indien van toepassing de Zoom-links voor jouzelf en voor de deelnemer. Eventuele 'Extra velden' die je hebt toegevoegd vind je ook hier.
Wanneer je aan de rechterkant van een afspraak op de knop 'Bewerk' klikt kun je hier de afspraak wijzigen door een andere datum en tijd te selecteren. Houdt het vinkje daaronder bij 'Informeer de klant' > 'aan' wanneer je wilt dat de klant automatisch een e-mail ontvangt over de wijziging. Vergeet niet om op 'Opslaan' te klikken wanneer je hierin iets wilt wijzigen. Ook kun je eventueel de 'Dienst' of 'Medewerker' aanpassen wanneer deze ook beschikbaar zijn op de tijd die je hebt geselecteerd.
Je kunt vervolgens ook onder het kopje 'Betaling' kijken met wat voor betaalmethode iemand heeft betaald. Tim heeft in dit geval afgerekend met een iDeal betaling, maar hier kun je dus ook zien of iemand nog op locatie moet betalen omdat er dan 'Betalen op locatie' staat. De bestelling zal in dat geval nog op 'In behandeling' staan, tot dat jij hem op 'Afgerond' zet na de betaling. Doe dit wel pas wanneer er daadwerkelijk is betaald, zodat automatisch de factuur verzonden wordt.
Het laatste wat je hier kunt doen is de 'Status' van de afspraak wijzigen. Denk hierbij aan de instelling in jouw dienst dat afspraken nog op 'In afwachting' kunnen staan tot jij die handmatig goedkeurt, voordat ze daadwerkelijk bevestigd worden naar de klant. Of bijvoorbeeld een afspraak die direct is goedgekeurd en jij wilt annuleren.
Het volgende kopje waar je heen gaat is 'Beheren' > 'Evenementen'.
Onder het kopje evenementen staan alle evenementen die op een vaste tijd en datum zijn en eventueel wederkerend. Denk hierbij aan een yogales die elke week op maandag ochtend gegeven wordt.
Hier kun je dus zien hoeveel plekken er zijn gereserveerd, of de evenement terugkerend is, wanneer de boekingsperiode opent en sluit en of deze nog 'beschikbaar' is.
Eventueel kun je aan de rechter kant op ' Deelnemers' klikken om deelnemers in te zien, te verwijderen of te bewerken.
Wat je hier ook kunt doen is het evenement ' Bewerken' zoals het aantal beschikbare plaatsen aanpassen. 'Voeg datum toe' gebruik je eigenlijk alleen als een evenement op meerdere dagen is in bijvoorbeeld de middag. Wanneer het een meerdaagse evenement is met overnachting kun je gewoon de van/tot datum aanpassen.
Wanneer je de dag wilt wijzigen van een terugkerend evenement kun je de datum aanpassen en vervolgens klikken op ' Opslaan'. Klik dan op 'Deze en volgende aanpassen' om alle toekomstige wederkerende evenementen die zijn aangemaakt aan te passen.
Wanneer een terugkerende (wekelijks) evenement op 1 datum geannuleerd moet worden, kun je op de specifieke datum ' Annuleer Event' klikken, en dan klikken op 'Nee, alleen deze'. De overige data blijven er dan wel in staan.
Is het geen terugkerend evenement en wil je deze datum wijzigen? Dan kun je de datum wijzigen in de instellingen. Zijn er nog geen aanmeldingen? Annuleer dan het volledige evenement en maak dan het evenement opnieuw aan om fouten te voorkomen.
Ga nu onder het kopje ' Boekingen' > 'Beheren' naar 'Klanten'.
Wat je hier te zien krijgt zijn alle klanten die iets gedaan hebben met een datum. Dit kunnen dus losse diensten zijn maar ook de evenementen. Maar bijvoorbeeld niet de klanten die een product bij je hebben gekocht zoals een boek of supplement.
Wanneer je op een klant klikt zie je daaronder weer een regel met aanvullende informatie, zoals hoe vaak iemand is geweest (met hetzelfde e-mailadres) en wanneer zijn laatste afspraak was. Dit is ook de plek waar je klanten declarabel maakt voor hun zorgverzekering. Zie daarvoor het artikel. Wanneer je op 'Bewerk' klikt kun je hier dus klantgegevens wijzigen zoals ook het e-mailadres wanneer deze foutief is ingevuld: Klant e-mailadres wijzigen
Onder het kopje ' Boekingen' > 'Beheren' > 'Diensten' vind je al jouw diensten die mensen kunnen inboeken met een tijd en datum naar keuze.
Hier kun je dus bijvoorbeeld de 'Prijs' wijzigen van een dienst of bijvoorbeeld welke medewerker dit geeft. Of eventueel een 'buffer tijd' voor of achteraf instellen voor deze dienst. Raadpleeg de kennisbank wanneer je echt een nieuwe dienst wilt aanmaken of andere dingen wilt wijzigen aan een dienst.
Onder ' Diensten' bij 'Pakketten' kun je ook je aangemaakte pakketten vinden
Onder ' Aangekochte Pakketten' vind je alle pakketten die zijn afgenomen en kun je dus ook afspraken inplannen voor iemand die nog sessies heeft binnen het pakket. Hier kun je ook de gemaakte afspraken binnen het pakket wijzigen of annuleren.
Dit is de enige mogelijkheid om zelf aan de achterkant simpel een afspraak voor iemand in te plannen, omdat er geen factuur meer nodig is omdat het hele pakket in 1 keer is betaald.
Let op: 'Annuleren' annuleer je het hele pakket mee ;-) Dit moet je dus doen wanneer je een creditfactuur hebt aangemaakt omdat iemand afziet van het pakket.
Bij het kopje ' Medewerkers' kun je al jouw medewerkers beheren.
Je kunt hier bijvoorbeeld de openingstijden of verlofdagen van een specifieke medewerker aanpassen. En eventuele 'Speciale dagen' toevoegen, wanneer je op een dag wilt werken die je normaal niet beschikbaar zou zijn.
Raadpleeg altijd eerst de kennisbank wanneer je iets wilt wijzigen.
Bij ' Locaties' vind je al jouw locaties. Hier kun je bijvoorbeeld een nieuwe locatie toevoegen of een oude locatie verwijderen. Dit zal je niet vaak gebruiken tenzij je bijvoorbeeld een nieuwe praktijkruimte krijgt.
Bij ' Financiën' vind je de financiën van de boekingen (diensten en pakketten) en evenementen. Hier staan dus niet de losse producten die je hebt verkocht zoals een boek of supplement.
Je kunt hier ook zien of je boekingen zijn betaald of dat er nog iets openstaat. Maar als je het zeker wilt weten, kijk dan ook bij de bestelling (waar je de factuur en notities daarvan kunt vinden).
Dan zijn we nu aangekomen bij de ' Instellingen' van de boekingen.
Onder ' Algemeen' vind je bijvoorbeeld algemene instellingen zoals de standaard status van je diensten bij boeken of de buffertijden. Maar ook bedrijfsinstellingen, algemene werktijden van de hele praktijk en verlofdagen, betalingsinstellingen en de verschillende integraties die mogelijk zijn zoals een Google agenda koppelen.
Onder ' Opmaak' vind je de opmaakinstellingen van je booking module, zoals deze op je website worden weergegeven. Hier kun je dat dus eventueel wijzigen naar je eigen kleuren.
En als laatste kun je bij ' Notificaties' nog de notificatie e-mails aanpassen die naar de 'Klant' en 'Medewerker' worden gestuurd. Eventueel kun je zelf bepaalde notificaties toevoegen bij een specifieke dienst, evenement of pakket. Zie daarvoor de kennisbank.
Dat was de uitleg over het stukje ' Boekingen' op je website. Ga nu door naar het volgende artikel waar ik de 'Betalingen' (deel 2) zal uitleggen.