Waarom ontvangt mijn klant geen bevestigingsmail?

Heeft een klant een afspraak geboekt maar geeft hij of zij aan geen bevestigingsmail te hebben ontvangen? Dit artikel helpt je de oorzaak te vinden: van de juiste bevestigingsmail tot het e-maillogboek. Voor het complete overzicht zie Welke e-mails worden er vanuit Bloomsite verstuurd?.

Welke bevestigingsmail hoort je klant te krijgen?

In afwachting wordt direct na de boeking verstuurd als de standaard afspraakstatus In afwachting is én die notificatie aanstaat. Goedgekeurd wordt direct na de boeking verstuurd als de standaardstatus Goedgekeurd is én die notificatie aanstaat. Begint een afspraak in afwachting, dan volgt de Goedgekeurd-mail pas wanneer je de afspraak goedkeurt, mits die notificatie ook aanstaat.

Er zijn twee verschillende bevestigingsmails, en welke jouw klant ontvangt hangt af van de status die een nieuwe afspraak automatisch krijgt. Die status stel je in bij Standaard afspraakstatus in de Boekingsinstellingen. Staat deze op Goedgekeurd, dan krijgt de klant direct na het boeken de Goedgekeurd-bevestiging met alle afspraakdetails. Staat de instelling op In afwachting, dan krijgt de klant eerst de In afwachting-mail ("we hebben je aanvraag ontvangen, je hoort zo snel mogelijk van ons"); de Goedgekeurd-bevestiging volgt dan pas zodra jij de afspraak zelf goedkeurt. Klopt de mail die je klant verwacht niet met de status van de afspraak, controleer dan eerst deze instelling. Open in het menu links Instellingen1 en klik op de kaart Boekingsinstellingen2.

De instelling Standaard afspraakstatus bepaalt welke van de twee bevestigingsmails je klant als eerste ontvangt.

De bevestigingsmail in Notificaties

Beide bevestigingsmails staan klaar in Instellingen → Notificaties, elk met een eigen aan/uit-schakelaar. Open in het menu links Instellingen en klik op de kaart Notificaties.

Klik op Naar klant om de e-mailberichten te zien die je klanten ontvangen; de Goedgekeurd-bevestiging staat hier standaard al geopend.

Naast de melding bovenaan de lijst staat een aan/uit-schakelaar. Staat deze schakelaar uit, dan verstuurt de website deze e-mail niet, ongeacht andere instellingen. Controleer op dezelfde manier de schakelaar bij In afwachting verderop in de lijst — welke van de twee je klant nodig heeft, hangt af van de afspraakstatus hierboven.

Staat de schakelaar uit? Zet hem aan en klik op Opslaan om de bevestigingsmail weer te laten versturen.

Controleren of de e-mail daadwerkelijk is verzonden

Staat de juiste bevestigingsmail aan, maar meldt je klant toch niets ontvangen te hebben? Dan controleer je via het e-maillogboek of de e-mail daadwerkelijk vanaf je website is verstuurd. Open in het menu links Tools.

Klik op de kaart E-mail log.

Kies bij Zoekplaats1 waarop je zoekt, bijvoorbeeld E-mailadressen. Vul daarna het e-mailadres van je klant in bij E-mails zoeken2. Voor een periode kies je een bereik bij Selecteer een datumbereik3 en klik je op Filter4.

Vind je de bevestigingsmail terug in de lijst? Dan is hij verstuurd vanaf je website; voor de precieze verzendstatus per e-mail (afgeleverd, niet verzonden of mislukt) lees je verder in het artikel Hoe bekijk ik of een e-mail is verzonden?. Staat de e-mail er niet in, dan is hij niet verstuurd en ligt de oorzaak bij de instelling hierboven.

Het afzenderadres controleren

Staat de bevestigingsmail volgens het e-maillogboek wel verzonden, maar meldt je klant hem toch niet ontvangen te hebben? Dan speelt vaak het afzenderadres een rol: een onherkenbaar of slordig ingesteld adres wordt door mailboxen sneller als spam behandeld of zelfs helemaal geweigerd. Open in het menu links Instellingen1 en klik op de kaart Uitgaande e-mail2.

Controleer bij E-mailadres afzender of dit een herkenbaar adres van je eigen bedrijf is. Herken je het adres niet of lijkt het willekeurig, pas het dan aan naar een adres met je eigen bedrijfsnaam.

Staat het afzenderadres goed en is de mail volgens het logboek verzonden? Vraag je klant dan als laatste stap om de spamfolder van zijn of haar mailbox te controleren — een automatische e-mail belandt daar soms per ongeluk, ook met een correct ingesteld afzenderadres.