Factuur handmatig aanmaken voor een product

Gewijzigd op Vr, 15 Nov om 3:03 PM

Let op: Om gebruik te maken van de onderstaande functionaliteit moet je een Bloomsite PRO abonnement hebben. Heb je deze nog niet? Upgrade dan naar Bloomsite PRO.

In dit artikel laat ik je zien hoe je een factuur kunt aanmaken voor 1 product. Dit artikel is bedoeld voor een product dat al bestaat. Je kunt alleen een factuur aanmaken die op locatie of via bankoverschrijving is of wordt betaald. Je kunt dus geen iDeal link opsturen waarmee iemand de factuur kan betalen!

Let op: Dit artikel is niet bedoeld om een factuur aan te maken voor een dienst die vergoed wordt door de zorgverzekeraar.

Ga naar 'Sales' > 'Bestellingen'.
Klik op 'Bestelling toevoegen'.
Klik onder 'Klant:' op het potlood icoon en zoek een bestaande klant. (of houd 'Gast' geselecteerd wanneer het een nieuwe klant is).
Vul vervolgens de factuurgegevens in (deze worden niet opgeslagen dus moet je telkens invoeren).
Wanneer je voor 'Gast' hebt gekozen, klik je op het potlood icoontje naast 'Facturering' om de gegevens in te vullen.
Selecteer bij 'Betaalmethode' > 'Bankoverdracht' (of 'Betalen op locatie' als dat van toepassing is).
LET OP: Het is belangrijk om eerst even de 'Status' van de bestelling aan te passen.
Als deze op ' Wachtend op betaling' staat, moet je deze op 'In behandeling' zetten zodat de factuur niet automatisch geannuleerd wordt door het systeem.
('Wachtend op betaling' wordt door de website gebruikt wanneer een betaling is afgebroken. Daarom zal het systeem automatisch deze 'Annuleren' na ongeveer 2 uur zodat er niet allemaal afgebroken bestellingen in je systeem blijven staan)
Klik eerst op 'Artikelen toevoegen' en vervolgens op 'Producten toevoegen'.
Toets de eerste (minimaal 3) letters in van het product wat je verkocht hebt en klik op 'Toevoegen'.
Je kunt het aantal nog aanpassen of nog een product toevoegen in de regel eronder.
De producten verschijnen nu onder 'Artikel'.
Klik daarna op 'Herberekenen' zodat het 'Besteltotaal' wordt weergegeven en de BTW van het product wordt berekend.
Wanneer je nu de 'Kosten' aanpast van het product zal dit als 'korting' worden weergegeven onder het subtotaal.
Denk erom dat je ook de BTW kosten moet aanpassen als je nu nog de prijs wilt aanpassen!
Klik als de gegevens juist zijn op ' Aanmaken' klikt (rechts bovenin), zodat de bestelling wordt opgeslagen.
(Het is niet mogelijk om een Ideal-link of betalingslink te genereren en automatisch de factuur aan te laten maken.)
Controleer dan eerst even of de gegevens juist staan!
(bij 'Klant' kan hier natuurlijk ook 'Gast' staan wanneer het om een nieuwe klant gaat)
De factuurgegevens kun je nog aanpassen, de artikelen kun je alleen aanpassen als je de status tijdelijk aanpast. Wanneer je iets wijzigt, klik dan wel weer op 'Bijwerken' onder 'Bestelling acties'.
Vervolgens kun je die mailen met de klant met het verzoek het over te maken op jouw rekening (met de gegevens voor het overmaken erbij)
Wanneer er daadwerkelijk betaald is, kun je de bestelling van 'In behandeling' op 'Afgerond' zetten zodat de factuur wordt aangemaakt. De klant zal dan de factuur ontvangen (dit gebeurt automatisch wanneer je een bestelling 'Afrond'). En jij weet zo dat je er niet meer naar hoeft te kijken!
Houd er rekening mee dat wanneer je een factuur hebt aanmaakt voor een bestelling die nog niet betaald is, dat je dit moet controleren. Ook wanneer de klant uiteindelijk niet betaald (of jij vindt dat de klant niet hoeft te betalen), zul je nog een actie moeten doen. Wanneer de factuur niet gebruikt hoeft te worden, om wat voor reden dan ook, zul je een creditfactuur moeten aanmaken om ervoor te zorgen dat je boekhouding klopt. Anders lijkt het in de facturatie alsof je meer hebt, verdient dan je daadwerkelijk hebt gedaan.
Verwijder geen facturen, want dan mis je een nummer in je reeks. Je kunt een factuur annuleren door in de order een creditnota aan te maken (veld onder het factuur aanmaken veld). Dan wordt er een creditfactuur gemaakt en klopt je boekhouding weer!