Klanten portaal instellen

Gewijzigd op Ma, 9 Okt, 2023 om 12:13 PM

Let op: Om gebruik te maken van de onderstaande functionaliteit moet je een Bloomsite PRO abonnement hebben. Heb je deze nog niet? Upgrade dan naar Bloomsite PRO.

Het is mogelijk om een klanten-portaal in te stellen waar jouw klanten hun afspraken en evenementen kunnen inzien, boeken (alleen voor afgenomen pakket), verplaatsen en annuleren. Het klanten portaal kan gebruikt worden voor pakketten, maar ook voor losse sessies en evenementen.

In dit artikel laat ik je alle stappen zien die nodig zijn om het klanten portaal juist in te stellen en welke instellingen belangrijk zijn om even te controleren. Ook vind je onderaan een korte uitleg hoe het werkt voor een klant.

Maak als eerste een nieuwe pagina aan die je 'Klant-login' noemt (of iets wat daar op lijkt) en schakel de visuele opbouwfunctie in.
'Bouw aan de voorkant' en voeg de 'Klantenportaal' module toe aan de pagina in een rij van 1 kolom.
* Eventueel kun je de hele pagina nog opmaken nadat je klaar bent met instellen en testen
'Publiceer' de pagina en verlaat de 'Visual Builder'. Laat de pagina even open staan!
Ga in een nieuw tabblad onder 'Boekingen' > 'Beheren' > naar 'Algemeen'.
Ga dan naar de 'Rolinstellingen' om belangrijke instellingen te controleren.
Onder het tabje 'Klant' kun je bepaalde instellingen doen;
- ' Controleer naam klant op bestaand e-mailadres tijdens het boeken': hiermee controleert het systeem of er al eerder een boeking is gedaan met het ingevulde e-mailadres en of dezelfde naam daarvoor gebruikt is.
- ' Sta klanten toe hun eigen afspraken opnieuw in te stellen': Wanneer je deze optie uitschakelt, kunnen klanten niet hun afspraak 'wijzigen' naar een andere datum, maar ze kunnen wel (binnen de aangegeven tijd) hun afspraak annuleren.
** Voor het wijzigen en annuleren van afspraken lopen we vanaf stap 9 nog andere instellingen na; 'Minimale tijd vereist voordat de afspraak opnieuw ingepland kan worden' en 'Minimale tijd die nodig is voor het annuleren'
Schuif dan 'Klantenportaal inschakelen' op 'Aan' en vul bij 'Klantenportaal URL' de permalink/url van de pagina die je zojuist hebt aangemaakt (en gepubliceerd).
Klik dan op 'Opslaan' om de wijzigingen op te slaan
Om nog wat instellingen te doen met betrekking tot het annuleren en wijzigen van afspraken ga je naar 'Algemeen'
Wanneer je net bij de 'Rolinstellingen' de optie 'Sta klanten toe hun eigen afspraken opnieuw in te stellen' aan hebt gezet, kun je hier aangeven hoe ver van tevoren dat nog mag;
Let op: Wanneer je hier 'Uitgeschakeld' kiest, dan kan de afspraak op elk moment gewijzigd worden, dus ook 1 minuut van tevoren. Vul hier dus het aantal dagen in dat dit nog mag. Wanneer je niet wilt dat klanten zelf afspraken kunnen verzetten in het klantenportaal, moet je bij de 'Rolinstellingen' de optie volledig uit zetten.
Omdat de optie 'Annuleren' niet volledig uitgezet kan worden, kunnen we wel een instelling doen om te voorkomen dat klanten zomaar afspraken kunnen annuleren.
Wanneer er voor een afspraak is betaald, moet jij namelijk nog wat andere administratieve handelingen doen om een afspraak volledig te annuleren (zoals de factuur crediteren).
Dus het is beter als klanten de afspraak niet kunnen annuleren maar wel kunnen verzetten (binnen een aangegeven tijd). Zij kunnen dan gewoon contact met jou opnemen om de afspraak volledig te annuleren.
Daarvoor kun je bij 'Minimale tijd die nodig is voor het annuleren' een tijd selecteren die erg ver in de toekomst ligt. Waarschijnlijk boekt niemand een afspraak bij je voor over 6 maanden, dus wanneer je het op 6 maanden zet, is het helemaal niet mogelijk om zelf een afspraak te annuleren.
Let op: Wanneer je hier 'Uitgeschakeld' kiest, dan kan de afspraak op elk moment geannuleerd worden, dus ook 1 minuut van tevoren. Vul dus minimaal 1 dag in.
Vervolgens gaan we naar de 'Notificatie' instellingen om de e-mails die verstuurd worden 'aan' te zetten en de inhoud aan te passen zodat de 'inlog-link' voor de klant in de mail staat.
Scroll helemaal naar beneden onder 'Klant' en zet de notificatie 'Toegang Klantenportaal' > aan.
Dit is de mail die verstuurd wordt wanneer iemand via het 'Klantenportaal' om de toegangslink vraagt.
* We werken niet met een wachtwoord voor klanten, maar alleen met toegangslink
Je kunt de mail aanpassen naar wens, maar zorg dat je de 'customer_panel_url' link in de mail zet, zodat de klant daar op kan klikken voor toegang.
* Klik op '%customer_panel_url%' om de placeholder te kopiëren en plak deze op de gewenste plek in de mail. Hier komt nu automatisch 'Klantenportaal' te staan met een link daarachter.
Wanneer je niet de tekst 'Klantenportaal' wilt gebruiken, kun je ook de placeholder > %customer_panel_url% als 'link' plaatsen wanneer je van een woord een link maakt:
Wanneer je werkt met pakketten, is het handig om deze toegangslink ook in de 'Pakket afgenomen' notificatie naar de klant te plaatsen, zodat ze makkelijk de overige afspraken binnen het pakket kunnen boeken:
Eventueel kun je nog andere notificaties nalopen wanneer je die toegangslink daar ook in wilt vermelden.
Wanneer klanten een afspraak of pakket bij je afnemen kunnen ze nu dus inloggen in het klantenportaal via de link uit de mail.
* Ze hebben dus geen wachtwoord, maar kunnen altijd om een toegangslink vragen wanneer zij een 'klant' zijn in het systeem
Eventueel kunnen ze ook direct naar de 'klant-login' pagina die je hebt aangemaakt, waar ze opnieuw om een toegangslink kunnen vragen. De notificatie 'Toegang Klantenportaal' wordt dan verstuurd met een directe link voor de klant.
Wanneer ze zijn ingelogd, kunnen ze hun losse 'Afspraken' inzien maar ook hun afgenomen pakketten en resterende afspraken binnen dat pakket.
Eventueel kunnen ze hun afspraken 'Verplaatsen' of 'Annuleren' (indien je dit hebt ingesteld; in mijn voorbeeld mogen ze de afspraak niet annuleren)
Wanneer ze op een afspraak klikken, vinden ze aanvullende informatie over de afspraak zoals de prijs, duur van de afspraak en eventueel de 'Deelnemen aan Zoom meeting link' wanneer het om een dienst via Zoom gaat.
Om de overige afspraken binnen een pakket te boeken, klikken ze op het pakket wat ze hebben afgenomen:
Met de knop 'Annuleren', annuleren ze het hele pakket. Wanneer dit gebeurt kun jij het pakket weer 'activeren' in je dashboard bij de 'Afgenomen pakketten'.
In het pakket wat in dit voorbeeld is afgenomen, zaten 2 diensten; 1 intake, en 6 Online Coaching sessies.
Onder ' Intake' zie je dat het 'Totaal afspraken in deze dienst' > '1' was. En er dus nog 1 in te boeken is. Onder 'Geboekte afspraken' zie je ook dat ik die sessie helemaal nog niet ingepland heb (er zijn geen resultaten).
Door op de knop 'Afspraak maken' te klikken kan ik deze dienst nu boeken. De agenda verschijnt dan daaronder.
Onder de dienst 'Coaching Online (via Zoom)' zie je dat er 6 afspraken zaten in dit pakket en er dus nog 1 afspraak te boeken is.
* Let hier niet op de titel van het pakket, dit is een foutje ;-)
Daarbij is het ook belangrijk om te weten dat wanneer iemand een afspraak binnen een pakket annuleert, dat deze afspraak gewoon weer opnieuw te maken is in het klantenportaal.
Ook kunnen klanten hun geboekte 'Evenementen' bekijken door hierop te klikken in het menu.
* Dit kun je uitschakelen door in de instellingen van de module alleen 'Afspraken' te selecteren
Je kunt de kleuren van je 'Klantenportaal' ook nog helemaal aanpassen naar wens door de 'Opmaak instellingen' na te lopen.