Online sessie aanmaken (via Zoom)

Gewijzigd op Ma, 9 Okt, 2023 om 12:15 PM

Let op: Om gebruik te maken van de onderstaande functionaliteit moet je een Bloomsite PRO abonnement hebben. Heb je deze nog niet? Upgrade dan naar Bloomsite PRO.

Het is belangrijk dat je de Zoom integratie al hebt gedaan en dit hebt gekoppeld aan de medewerker die de dienst geeft. Heb je dit nog niet gedaan, volg dan eerst dit artikel: Zoom integratie instellen en koppelen aan medewerker

In dit artikel leer je hoe je een online (Zoom) sessie aan je website toevoegt die iemand direct in je agenda kan inboeken, waarbij de bezoeker de datum en tijd kiest. Er wordt automatisch een Zoom link aangemaakt voor de deelnemer en de host.

LET OP: Wanneer je niet wilt dat 'Betalen op locatie' aanstaat voor deze dienst (omdat het Online is), dan kun je eerst het product 'Afspraak' dupliceren en de titel even aanpassen naar 'Afspraak Online'. Dan laat je alle Online diensten via dat product betalen.

Houd je muis onder het 'Boekingen' kopje in het menu op 'Beheren' en klik op 'Diensten'.
Maak een categorie aan waaronder je nieuwe dienst moet komen of selecteer er een.
Klik vervolgens op de knop '+ Dienst toevoegen'.
Vul de gegevens in onder het kopje ' Dienst details'.
Geef in de titel duidelijk aan dat het om een Online sessie gaat via Zoom. Dan is het duidelijk voor je bezoeker.
Ga bovenaan naar 'Duur en Prijzen' om de prijs van de dienst in te stellen.
LET OP: Wanneer je de prijs invoert, komt er de optie 'Aanbetaling' tevoorschijn. Om dit te kunnen gebruiken zijn er een aantal belangrijke stappen waar je aan moet denken, zoals een product voor de betaling van het tweede deel. We raden sterk af om dit te gebruiken voor kleine bedragen.
Zie dit artikel voor de uitleg, of neem even contact op om de mogelijkheden te bespreken, zodat je boekhouding en facturen wel kloppen! Gebruik dit dus niet zomaar.
Bij 'Duur en Prijzen' kun je ook de Buffer tijd instellen.
*Buffer tijd vooraf
Dit is de tijd voorafgaand aan een afspraak, waarin er geen andere boeking gedaan kan worden. Voorbeeld: Stel je afspraak is 1 uur lang. Wanneer je sessie 60 minuten is en iemand doet een boeking om 12:00, dan is de tijd van 11:30 tot 13:00 geblokt (half uur buffer vooraf + uur afspraak). Er kan dan om 11:30 dus geen boeking gedaan worden, maar wel om 10:00 (tot 11:30)

*Buffer tijd achteraf
Dit is de tijd na een afspraak, waarin er geen andere boeking gedaan kan worden. Hierbij geld hetzelfde als hierboven, maar dan achteraf. Wanneer je hier dus 30 minuten hebt ingesteld, dan is de tijd van 12:00 tot 13:30 geblokkeerd en kan de volgende afspraak pas om 13:30 worden ingeboekt
Stel optionele overige instellingen in die afwijken van de standaard instellingen (die je bij 'Algemene instellingen' hebt ingesteld).
1. Standaard status (wanneer je hier kiest voor 'In afwachting' moet je de afspraak goedkeuren via je website)
2. Minimale tijd die nodig is voor de boeking (tijd hoelang van te voren de afspraak kan worden ingepland, wanneer dit uitgeschakeld staat kan iemand om 12:59 nog voor 13:00 boeken)
3. Minimale tijd vereist voordat er kan worden geannuleerd (vanaf wanneer kan de klant de afspraak niet meer annuleren)
4. Minimale tijd voordat de afspraak verplaatst kan worden (vanaf wanneer mag een klant niet meer de afspraak verzetten)
5. Periode beschikbaar voor nieuwe boekingen (tot hoever in de toekomst de dienst kan worden geboekt)
6. URL-omleiding na boeking (LET OP: dit geld alleen voor gratis diensten. De pagina waar mensen heen gaan na het boeken van hun afspraak, wanneer je bezoekers niet naar de standaard pagina wilt verwijzen)
Omdat ik niet wil dat bezoekers hier de optie 'Betalen op locatie' hebben (omdat het online is), heb ik het product 'Afspraak' gekopieerd met exact dezelfde instellingen, alleen een andere titel. Ik heb dit product 'Online Coaching' genoemd zodat ik alle 'Online' diensten via dit product kan laten betalen. Dit stel je in bij 'Betalingen' onder 'Selecteer WooCommerce product'.
* Op het product 'Afspraak' staat standaard 'Betalen op locatie' aan, bij alle nieuwe producten die je aanmaakt is dit niet zo.
** Indien het een gratis sessie is, hoef je dus niets voor de betaling in te stellen.
Scroll dan iets naar beneden en klik 'Integraties' open. Zorg dat je hier 'Zoom' aanvinkt zodat er een meeting wordt ingepland in Zoom.
Sla de dienst op door op 'Opslaan' te klikken
Wanneer iemand nu deze sessie inboekt, zal er automatisch een Zoom meeting link worden aangemaakt. Denk eraan dat je deze wel in de 'Notificaties' moet hebben verwerkt voor de klant.
Wanneer je de link van de klant of de medewerker op wilt zoeken kun je dit doen onder 'Boekingen' > 'Beheren' > 'Afspraken'. Je klikt dan op de boeking die is gedaan en daar onder vind je de Zoom Deelname en Start link.
Dienst toevoegen aan je website:
Nu je een nieuwe dienst hebt aangemaakt kun je deze ook toevoegen aan je website, zodat mensen de dienst kunnen boeken.
Wanneer je een algemene agenda module op je website hebt geplaatst zal deze hier automatisch aan worden toegevoegd.