Factuur voor reiskosten aanmaken

Gewijzigd op Ma, 9 Okt, 2023 om 12:04 PM

Let op: Om gebruik te maken van de onderstaande functionaliteit moet je een Bloomsite PRO abonnement hebben. Heb je deze nog niet? Upgrade dan naar Bloomsite PRO.

Het is mogelijk om je reiskosten te berekenen met losse producten die je er eenmalig voor aanmaakt. Vervolgens kun je de klant het bedrag laten overmaken op jouw rekening en daarna de factuur opsturen naar de klant. Het is helaas niet mogelijk om via dit systeem een betaallink te sturen, dus je zult zelf moeten vragen aan de klant het bedrag over te maken. Maar je kunt dus wel de factuur aanmaken in je website.

Volg onderstaande stappen nauwkeurig en in de juiste volgorde!

Een product aanmaken:

Ga naar 'Betalingen' > 'Producten' en klik op 'Nieuw toevoegen'.
Noem dit product 'Reiskosten starttarief' (dit komt op de factuur te staan)
Let op: Dit ligt er natuurlijk aan hoe jij de reiskosten berekend. Eventueel kun je bij 'BTW status' voor 'Geen BTW' kiezen, indien dit niet berekend hoeft te worden bij dit product.
Klik op 'Publiceren'
Maak vervolgens nog een nieuw product aan, die je 'Reiskosten per km' noemt.
Let op: Dit ligt er natuurlijk aan hoe jij de reiskosten berekend. Eventueel kun je bij 'BTW status' voor 'Geen BTW' kiezen, indien dit niet berekend hoeft te worden bij dit product.
Klik weer op 'Publiceren'.

De factuur aanmaken:

Ga dan naar 'Betalingen' > 'Bestellingen'.
Klik op 'Bestelling toevoegen'.
Klik onder 'Klant:' op het potlood icoon en zoek een bestaande klant. (of houd 'Gast' geselecteerd wanneer het een nieuwe klant is)
Vul vervolgens de factuurgegevens in door op het potlood icoontje te klikken.
Selecteer bij 'Betaalmethode' > 'Bankoverdracht' (of 'Betalen op locatie' als dat van toepassing is)
LET OP: Het is belangrijk om eerst even de 'Status' van de bestelling aan te passen.
Als deze op 'Wachtend op betaling' staat, moet je deze op 'In behandeling' zetten zodat de factuur niet automatisch geannuleerd wordt door het systeem.
('Wachtend op betaling' wordt door de website gebruikt wanneer een betaling is afgebroken. Daarom zal het systeem automatisch deze 'Annuleren' na ongeveer 2 uur zodat er niet allemaal afgebroken bestellingen in je systeem blijven staan)
Daarna klik je in het artikel veld (iets naar beneden) op 'items toevoegen'.
Klik dan op 'Producten toevoegen'.
Kies vervolgens het product 'Reiskosten starttarief' (indien dit van toepassing is op jouw berekening)
Kies dan nog een product 'Reiskosten per km' en geef hier het aantal km bij aan.
Klik dan op 'Toevoegen'.
Klik dan op 'Herberekenen' zodat het 'Besteltotaal' wordt weergegeven inclusief eventuele BTW.
Nu wordt het totaal berekend.
LET OP: Klik dan eerst rechtsboven op 'Aanmaken' (anders verdwijnt je bestelling).
Controleer dan eerst even of de gegevens juist staan!
* Het is dus super belangrijk dat de 'Status' op 'In behandeling' komt te staan!
(bij 'Klant' kan hier natuurlijk ook een naam en e-mailadres van een bestaande klant staan)
De factuurgegevens kun je nog aanpassen, de artikelen niet meer. Wanneer je iets wijzigt, klik dan wel weer op 'Bijwerken' onder 'Bestelling acties'.
Nu kun je onder 'Factuur' ook op 'Aanmaken' klikken, zodat er een factuur wordt aangemaakt.
Dan kun je de factuur 'Bekijken' en downloaden. Vervolgens kun je die mailen met de klant met het verzoek het over te maken op jouw rekening (met de gegevens voor het overmaken erbij)
Wanneer er daadwerkelijk betaald is, kun je de bestelling op 'Afgerond' zetten. De klant zal dan de factuur weer ontvangen (dit gebeurt automatisch wanneer je een bestelling 'Afrond'). En jij weet zo dat je er niet meer naar hoeft te kijken!
Mocht je niet willen dat de klant de factuur 2x ontvangt, kun je ook in de mail die je stuurt alleen de tekst plakken om de betaling van bedrag X te voldoen op rekeningnummer X ten name van X. Dan krijgt de klant de factuur nadat dit voldaan is en jij het dus op afgerond zet.
Houd er rekening mee dat wanneer je een factuur aanmaakt voor een bestelling die nog niet betaald is dat je dit moet controleren. Ook wanneer de klant uiteindelijk niet betaald (of jij vindt dat de klant niet hoeft te betalen), zul je nog een actie moeten doen. Wanneer de factuur niet gebruikt hoeft te worden, om wat voor reden dan ook, zul je een creditfactuur moeten aanmaken om ervoor te zorgen dat je boekhouding klopt. Anders lijkt het in de facturatie alsof je meer hebt, verdient dan je daadwerkelijk hebt gedaan.